Cominciamo l’anno rispondendo a due domande che sembrano scontate ma non sempre lo sono: a che cosa servono le riunioni e quali sono le regole per gestirle in modo efficace?
Partiamo dalla prima. Per capire a cosa serve una riunione, è utile definire prima di tutto che cos’è.
Che cos'è una riunione?
È un incontro di lavoro che serve per analizzare una questione, confrontare diversi punti di vista, presentare delle proposte e condividere delle decisioni.
Non sempre una riunione è il modo migliore per affrontare una questione. E non tutti gli incontri sono riunioni: i gruppi di lavoro, i momenti di brainstorming e le presentazioni di aggiornamento, ad esempio, non lo sono, per questo rispondono a esigenze e logiche di gestione diverse.
Come capire, dunque, se è utile e necessario convocare una riunione? Niente lo spiega meglio di questo schema della Harvard Business Review:
Vi convince? Stampatevelo e utilizzatelo.
Adesso è più chiaro che convocare una riunione non deve diventare un automatismo o peggio una scorciatoia.
Siete ancora convinti di voler convocare la vostra prima riunione dell’anno? Allora passiamo alla seconda domanda: come gestirla in modo efficace?
Le sette regole d’oro per una riunione efficace, che vi proponiamo, sono la logica conseguenza della definizione di riunione che abbiamo appena riportato, ricordate? Un incontro di lavoro che serve per analizzare una questione, confrontare diversi punti di vista, presentare delle proposte e condividere delle decisioni.
Le regole per una riunione efficace
Obiettivi chiari, amicizia lunga. Ogni riunione deve avere un obiettivo chiaro e circoscritto che, a sua volta, si traduce in un ordine del giorno puntuale e in una serie di materiali preparatori che vanno condivisi e/o richiesti per tempo.
Sette, il numero magico. Per Jeff Bezos, Ceo di Amazon, vale questa regola: partecipano a una riunione le persone che si possono sfamare con due pizze (e questo dipende molto dalla dimensione delle pizze e dalla fame)! Per altri il numero massimo è di sette persone, ognuna che si aggiunge diminuisce del 10% l’efficacia dell’incontro, fino ad azzerarla del tutto quando si arriva a 17. In generale non fatevi scrupoli a convocare solo le persone strettamente necessarie, evitando inviti di cortesia.
Il tempo è tiranno. Le riunioni efficaci sono brevi. Qualcuno sostiene addirittura che mezzora sia sufficiente. In ogni caso è fondamentale darsi un tempo limite che coincide con la capacità dei partecipanti di mantenere alta l’attenzione. Ne consegue che chi ha la tendenza a tirarla per le lunghe va cortesemente fermato ed eventuali approfondimenti, per quanto interessanti, rinviati a successive occasioni di incontro e scambio.
Occhio al tono. Una riunione non è una lezione né tanto meno un momento di affermazione personale. Ciascuno deve avere lo spazio per dare serenamente il proprio contributo, anche le persone più timide e introverse, che per carattere fanno più fatica a intervenire.
Tangenti pericolose. Nessuna pietà per chi parte per la tangente: non sono concesse divagazioni rispetto alla scaletta stabilita nell’agenda condivisa
Punto per punto. L’agenda della riunione è articolata in più punti? Scandite con chiarezza il passaggio da un punto a quello successivo e verificate che questo passaggio sia chiaro per tutti. Riassumete le decisioni parziali punto per punto. Prendete appunti.
Tiriamo le fila. Ogni riunione si deve concludere con un avanzamento, sia pure minimo ma condiviso, e con un piano di lavoro ben chiaro. Contenuti della riunione, decisioni approvate e incarichi operativi che ne derivano devono essere riassunti e messi per iscritto in un report che va inviato e archiviato.
Vi ritrovate in queste regole? Volete sperimentarle? Vi abbiamo preparato un comodo documento per scaricarle!
