Imparare a delegare è importante, ma cosa significa in un contesto aziendale?
Condividere una parte del nostro flusso di lavoro quotidiano per poterci dedicare esclusivamente a compiti che nessuno è in grado di eseguire meglio di noi.
Quasi tutti possono essere d’accordo con questa definizione; pochi però sono in grado di metterla in pratica. Perché l’esercizio della delega tocca da vicino molte corde sensibili, soprattutto in chi riveste ruoli di comando.
Quali? Proviamo a elencarne alcune: il tema del controllo e quello parallelo della fiducia, la distinzione tra il concetto di compito e quello di responsabilità, l’eterna questione dell’autostima, l’ansia di perfezionismo e la gestione del tempo.
Come si impara dunque l’arte della delega?
Per aiutarvi vi proponiamo tre spunti:
- un elenco delle scuse che troviamo per non delegare
- una descrizione delle attività che vale la pena delegare
- una serie di esempi di pratiche virtuose da parte di leader che sanno delegare.
Le scuse più usate per non imparare a delegare
Le ragioni che usiamo per evitare di delegare hanno molto a che fare con le nostre paure. Proviamo ad elencarle.
Avete paura che il lavoro non venga fatto nel modo più rigoroso, ovvero nel modo in cui lo fareste voi (ne abbiamo accennato trattando La differenza tra perfezionismo e miglioramento continuo sul lavoro).
Temete che spiegare le attività da fare vi porti via più tempo di quello che impieghereste a sbrigarvele da soli.
Ritenete che le informazioni necessarie per eseguire certi compiti siano così riservate e delicate da non volerle condividere con altri.
Vi riconoscete in questi alibi?
Imparare a delegare: i vantaggi
Quali sono invece i motivi per cui l’esercizio della delega è fondamentale, per il bene personale e dell’azienda?
Come ha ben detto qualcuno: “se vuoi fare alcune piccole cose bene, falle da solo; se vuoi fare grandi cose e ottenere grandi risultati, impara a delegare”.
Di fatto la delega è un passaggio fondamentale nel ciclo di vita delle organizzazioni. Il consolidamento di un’azienda si caratterizza anche per il passaggio da una leadership accentratrice a uno stile di gestione più condiviso, dove prevale la spartizione dei compiti e la specializzazione delle funzioni (vi ricordate, ne abbiamo parlato nel nostro approfondimento sul tema L’organigramma è lo specchio di un’azienda?).
In un contesto di crescita della complessità aziendale, se non si impara a delegare si rischia di venire travolti dalle incombenze. Le conseguenze possono riguardare sia la qualità del proprio lavoro, sia l’equilibrio tra vita professionale e vita privata, con quello che comporta anche in termini di salute.
Le attività che vale la pena delegare
Ogni cosa che si può delegare, deve essere delegata.
D’accordo, ma come facciamo a capire cosa vale veramente la pena delegare? Abbiamo provato a ragionare su sei categorie.
- Attività di piccolo conto, così piccole da sembrare irrilevanti (almeno finché non cominciano ad accumularsi) che magari ci portano via poco tempo ma rischiano di distrarci dal flusso di lavori ben più importanti. Pensiamo, ad esempio, alla logistica di un viaggio di lavoro, prenotazioni, voli, alberghi.
- Attività noiose, concettualmente semplici ma ripetitive. Ad esempio tutto quello che riguarda l’inserimento di dati, l’aggiornamento di documenti periodici e la loro distribuzione alle persone interessate.
- Attività dispendiose in termini di tempo, perché magari implicano un lavoro preparatorio di ricerca di dati, materiali, informazioni. Possiamo affidare ad altri la parte preparatoria e di impostazione per concentraci soltanto sull’analisi e la rifinitura.
- Attività moderatamente complesse che però possono essere sistematizzate e insegnate, soprattutto se sono continuative e ricorrenti.
- Attività che non ci piacciono e per le quali non siamo particolarmente portati. Perché perderci tempo ed energie, se qualcuno le può fare meglio di noi e più velocemente?
- Attività urgenti, con scadenze concomitanti con altre attività urgenti. Non delegarle significa semplicemente non riuscire a fare.
Adesso analizzate le vostre attività settimanali per scoprire quali rientrano in queste categorie. Probabilmente molte di più di quelle che immaginate…
Le buone pratiche in materia di delega
Quali sono le caratteristiche dei leader che sanno delegare? Ne sottolineiamo almeno sette.
- Non delegano solo compiti esecutivi ma anche responsabilità, ovvero definiscono un perimetro di autonomia all’interno del quale può muoversi chi è incaricato di svolgere quei compiti.
- Sanno scegliere le persone più adatte al singolo incarico e spiegano con chiarezza le ragioni della scelta.
- Definiscono nel dettaglio i risultati attesi, ne sottolineano l’importanza in un contesto più ampio, adeguano le richieste alle circostanze, non pretendono l’impossibile e stabiliscono criteri equi di misurazione del successo.
- Evitano sia il controllo ossessivo sulle attività delegate, sia la perdita di controllo, ovvero stabiliscono modalità di supervisione, obiettivi intermedi, momenti di feedback e di confronto.
- Incoraggiano creatività e soluzioni innovative.
- Offrono tutti gli strumenti e le risorse necessari a portare a termine il lavoro.
- Tollerano rischi ed errori, in nessun caso li usano per giustificare il ritiro della delega.
C'è il rischio di rimanere con le mani in mano?
Avete paura che imparare a delegare renda superflua la vostra presenza in azienda? Per alcuni aspetti l’obiettivo è proprio questo. Andarvene per qualche giorno, e capire che le cose vanno avanti anche senza di voi, è la prova definitiva della vostra capacità di delegare.
Il vero leader manifesta la sua impronta attraverso il lavoro degli altri, senza per forza dover dettare o controllare ogni loro singola azione. E tanto meno è coinvolto nell’operatività spicciola, tanto più può dedicarsi alle scelte strategiche, all’innovazione, alla ricerca, allo sviluppo di nuovi filoni di attività.
