Di gestione del tempo e produttività avevamo già parlato a luglio in Trappole e trucchi del time management, concentrandoci sulla gerarchia delle cose da fare: urgenze, priorità e pianificazioni.
Oggi chiudiamo il cerchio, affrontando il tema dal punto di vista della capacità di concentrazione e dell’efficienza individuale.
Su questo fronte i nemici hanno un nome preciso, almeno in inglese: multitasking e context switching. Ovvero fare più cose contemporaneamente oppure passare di continuo da un compito all’altro, spesso senza aver portato a termine quello precedente.
Gli studi degli psicologi ci consegnano alcuni dati interessanti, scopriamoli.
Se la nostra produttività vale 100 quando ci concentriamo per un tempo ragionevole su un’unica attività, perdiamo già un 20% di efficienza quando ci dividiamo tra due compiti. E quel 20% corrisponde al tempo e alle energie mentali che disperdiamo nel passaggio da un compito all’altro. La dispersione sale al 40% nel momento in cui cerchiamo di gestire contemporaneamente tre compiti diversi.
Abbiamo provato a capire chi, sul lavoro, è più soggetto al rischio di multitasking e context switching:
- chi utilizza in modo sempre più ampio ma inappropriato strumenti elettronici e i relativi software
- chi per necessità o volontà ricopre più ruoli (tra loro distinti) nell’organigramma aziendale
- chi svolge mansioni che comportano un alto grado di interazione con altri colleghi, indipendentemente dal fatto di trovarsi gerarchicamente in una posizione di potere o di subalternità.
Vi riconoscete in uno di questi identikit? Tranquilli, di multitasking si guarisce!
Come? Per cominciare potete leggere i nostri consigli e avvertimenti, riassunti in nove semplici punti.
Multitasking, facciamo piazza pulita dei luoghi comuni
- Sappiatelo, il Superman del multitasking non esiste!
Circola la leggenda che alcune persone siano più dotate di altre nello svolgere due o più compiti insieme. Si tratta però di una percentuale esigua di individui che spesso nemmeno conoscono ed utilizzano questa loro dote. È invece del tutto falso che in materia di multitasking ci siano attitudini differenti tra uomini e donne oppure che giovani, bambini e in genere i cosiddetti “nativi digitali” siano più freschi e brillanti. Scordatevi infine di potervi allenare al multitasking: più lo fate e più rischiate di esaurire le vostre energie. - Credete di essere immuni dal rischio multitasking? Qualche numero per smentirvi…
Ciascuno di noi spende in media il 40% del proprio tempo sovrapponendo alle proprie attività l’utilizzo di mail o altri strumenti di messaggistica. Per la maggior parte non riusciamo a stare più di 6 minuti senza controllare questi tool ma c’è chi resiste molto meno: il 33% delle persone guarda mail e chat anche ogni 3 minuti. Pochi, circa il 20%, sono coloro staccano le mail dal flusso delle altre attività e le gestiscono in momenti specifici della giornata.
Non tutte le cose che facciamo sono altrettanto importanti
- Imparate a individuare la vostra attività principale.
Tra le diverse attività cui vi dedicate ce ne sono alcune che sono più strettamente correlate al vostro ruolo e al raggiungimento degli obiettivi in base ai quali venite giudicati. Organizzate la vostra giornata e la vostra settimana in modo da riservare a queste attività dei blocchi di tempo ben definiti, posizionati nei momenti in cui sapete di essere più lucidi e liberi da altre distrazioni. - Raggruppate o accostate attività simili.
Una volta che avete individuato attività principali, attività di supporto a quelle principali e attività di coordinamento, cercate di dedicarvi in sequenza ad attività simili per caratteristiche e impegno. Uno dei costi più alti che si pagano al context switching è rappresentato dallo sforzo di adattamento mentale nel passaggio fra attività tra loro diverse e distinte. - Sforzatevi il più possibile di delegare.
Uno dei vostri migliori alleati nel combattere il multitasking è l’esercizio della delega. Abbiamo già parlato ampiamente dell’importanza della delega in Perché è importante delegare e come imparare a farlo, rileggetelo!
La mente è come il corpo: ha bisogno di allenamento e riposo
- Allenate la vostra capacità di concentrazione.
Uno degli effetti collaterali più gravi del multitasking è la perdita della capacità di concentrarsi esclusivamente su un compito e la facilità a distrarsi. Ne deriva non solo la perdita di tempo ma soprattutto un maggior rischio di errori. Reimparate a concentrarvi quando vi dedicate ai vostri compiti più impegnativi e delicati. Allenatevi per gradi, come fareste per un esercizio fisico. Programmate sedute via via più lunghe (10, 20, 30 minuti, un’ora) di immersione totale senza distrazioni. - Concedetevi break e momenti di riposo.
Marcate il passaggio tra un’attività e l’altra, soprattutto se si tratta di compiti tra loro molto diversi, con dei veri e propri break. Staccare gli occhi dallo schermo, alzarsi, accennare movimenti o esercizi fisici rappresenta il contrappeso necessario per recuperare forze ed equilibrio dopo sessioni di attività che vi hanno richiesto grande concentrazione. A volte anche soltanto riposare gli occhi, chiuderli o fissare un oggetto diverso dallo schermo può aiutarvi a riacquistare la necessaria lucidità mentale.
Rispettare gli altri significa rispettare se stessi... e viceversa
- Non abbiate paura di comunicare agli altri la vostra gestione del tempo.
Se il vostro lavoro implica comunque interazioni, scambi e confronti con altri colleghi, comunicate loro con chiarezza come vorreste organizzare il vostro tempo e i vostri compiti. Eviterete di essere interrotti o di interrompere gli altri nei momenti di maggior concentrazione e troverete il momento più opportuno (per tutti) per programmare le attività di team. - Proteggete lo spazio della vita privata, vostra e degli altri.
Tra tutte le forme di multitasking il più pericoloso e subdolo è quello che invade lo spazio della vita privata di chiunque. Email e telefonate fuori dagli orari di lavoro, di sera, nel fine settimana e nelle giornate di ferie vanno evitate il più possibile. D’altronde tanto più si è produttivi ed efficaci negli orari di lavoro, tanto meno sono giustificate emergenze e richieste straordinarie di qualsiasi tipo.
