Siete tra quelli che a scuola odiavano scrivere e oggi vi ritrovate a lavorare in un mondo dove l’uso della parola scritta si è moltiplicato e vi coinvolge in prima persona ogni giorno, tra scambi di mail, report, lettere commerciali, stesura di manuali e gestione del sito aziendale, solo per fare qualche esempio?
Queste righe sono dedicate a voi.
Vi avevamo già presentato qualche tempo fa alcuni Strumenti online utili per misurare la leggibilità di un testo scritto, ricordate? Si tratta di software che analizzano soprattutto la lunghezza delle parole e delle frasi per valutare la comprensibilità di un testo e tradurla in un punteggio secco.
Bene, oggi proviamo a fare un passo avanti, avventurandoci in un campo (minato) dove i software non ci possono aiutare e dobbiamo affidarci alle nostre capacità.
Quali sono gli accorgimenti che possono rendere anche la nostra scrittura aziendale più fluida, piacevole ed efficace? Quali sono parole e le perifrasi da evitare, le frasi fatte che suonano ridicole? Come evitare espressioni inglesi che non servono? Come comportarsi con le sigle o con l’uso delle maiuscole? Come scegliere la formattazione più efficace, margini, spazi, corsivi e parole in neretto?
Tutto questo, e molto di più, lo potete scoprire riassunto in 10 semplici regole per scrivere meglio!
1. Mai senza
Nella maggior parte dei testi non deve mai mancare l’indicazione di chi l’ha scritto (persona o azienda), l’oggetto o il titolo, i saluti e la data. Molti di questi elementi compaiono quasi automaticamente quando scriviamo una mail; in altri contesti, ad esempio nel caso di lettere o relazioni, occorre ricordarsi di inserirli.
2. La forma è anche sostanza
Tutti i testi vanno formattati. Cosa significa formattare? Impostare i margini, gli allineamenti, la spaziatura tra le righe, i rientri e la scansione dei paragrafi. Farlo in modo corretto rende le nostre parole più leggibili ed eleganti, indipendentemente dal contenuto.
Qualche esempio? Nel caso di bilanci, relazioni, testi lunghi e articolati, allineate sempre i margini sia a destra che a sinistra, così:
Nel caso di lettere, invece, allineate soltanto il margine di sinistra e lasciate scorrere liberamente il margine di destra, così:
3. Inglese sì, inglese no?
I termini inglesi non sono il diavolo ma nemmeno un elemento qualificante. Usateli in ambito tecnico, soprattutto quando l’alternativa italiana non è altrettanto diffusa o efficace. Non abusatene solo per darvi un tono.
Evitate in modo particolare il cosiddetto ‘itanglese’, ovvero quel misto di italiano e inglese che imperversa nel linguaggio aziendale o nei media: schedulare, gap, road map, forecast, asap, skill, ma anche fashion, trend, outfit!
A proposito… lo sapevate che esiste, ed è consultabile gratis online, un ottimo Dizionario delle alternative agli anglismi?
4. L’abito della festa
Spesso quando scriviamo abbiamo la tentazione di sostituire parole di uso comune nel parlato con altre che percepiamo come più eleganti o appropriate (un po’ come quando ci vestiamo a festa per una cerimonia). È quel tic che ci fa usare:
Non fatelo: suona come sforzato, artificioso e innaturale, talvolta anche un po’ ridicolo, quasi sempre poco espressivo. Non abbiate paura di usare parole semplici e quotidiane.
5. Un po’ di leggerezza
Altra tentazione frequente è quella di usare delle perifrasi al posto di singole parole. Lo facciamo tutti, e spesso, quando scriviamo:
Evitatelo: essere diretti e sintetici significa quasi sempre anche essere efficaci.
6. Burocratese e aziendalese? No, grazie!
Rientrano in questa categoria tutte le espressioni che si usano prevalentemente nelle aziende e nel gergo burocratico. Qualche esempio?
Fateci caso: quasi sempre suonano come roboanti e sgradevoli.
7. Cliché e luoghi comuni
Ci sono poi parole o modi di dire che ritroviamo nei media o nel mondo della pubblicità e diventano veri e propri tormentoni. Spesso li usiamo nei testi commerciali o di marketing ma sono ormai così logori e abusati da risultare svuotati del loro significato originario. Pensiamo ad alcuni aggettivi, come:
Oppure a tutte le volte che raddoppiamo inutilmente aggettivi o sostantivi quasi simili per dare maggior enfasi al nostro discorso. Chi di noi non ha mai scritto:
Nessuno è innocente! Ma da oggi forse possiamo provare a fare attenzione ed eliminare queste espressioni dai nostri testi.
8. Sigle e acronimi: istruzioni per l'uso
Siamo inondati di sigle e acronimi. Come maneggiarli? Possiamo scegliere di scriverli con l’iniziale maiuscola (ad esempio: Onu, Nato) oppure con tutte le lettere maiuscole (ad esempio: DUVRI, DVR). Entrambe le scelte sono corrette. L’importante è non utilizzare mai il punto tra una lettera e l’altra (attenzione a non “convocare il C.D.A della vostra azienda”!) .
A meno che la sigla non sia universalmente conosciuta, è sempre meglio esplicitare il nome intero la prima volta che compare in un testo. Più o meno così:
9. Maiuscole, quando usarle e quando no
In teoria le lettere maiuscole in italiano si dovrebbero usare soltanto nel caso di nomi propri. In realtà molto spesso diventano un artificio per dare risalto a parole o concetti che vogliamo mettere in evidenza.
Facciamolo con parsimonia e adottiamo, se possibile, altri strumenti, come ad esempio il neretto o bold.
E le forme di cortesia nelle lettere? Quelle che ci mettono in imbarazzo quando scriviamo “Gentile cliente, La contattiamo per comunicarLe” oppure “Rimaniamo in attesa di un Suo riscontro e Le porgiamo cordiali saluti”…
In tutti questi casi, a meno che non si tratti di lettere molto formali indirizzate ad autorità altrettanto formali, possiamo fare a meno della maiuscola.
10. Punto e fine!
La punteggiatura è da sempre gioia e dolori per chi scrive. Approfondire l’argomento è impossibile. Ci limitiamo a due consigli: cercate di non abusare del punto esclamativo (!) e dei puntini di sospensione (…). L’uso abbondante che se ne fa nelle chat e nelle app di messaggistica non deve contagiare altri strumenti di scrittura, a partire dalle mail.
Avete altri dubbi o curiosità in materia di scrittura aziendale (o, come direbbe qualcuno ma voi non fatelo, di business writing)? Contattateci, e vi risponderemo, oppure mandateci direttamente i vostri testi più importanti per una revisione o riscrittura.
