Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del D.L. 127 del 21 settembre 2021 scatta l’obbligo di Green Pass per l’accesso a tutti i luoghi di lavoro nel settore pubblico e privato, a partire dal prossimo 15 ottobre e fino alla scadenza dello stato di emergenza (attualmente fissata al prossimo 31 dicembre 2021).
Abbiamo provato a fare ordine, in base alle informazioni attuali, rispetto a obblighi, procedure e adempimenti che questo decreto comporta per aziende, datori di lavoro, dipendenti e qualsiasi altro soggetto ne sia coinvolto.
Ne abbiamo ricavato una serie di FAQ che vi proponiamo e che aggiorneremo costantemente nei prossimi giorni.
Che cos’è e come si ottiene il Green Pass?
È una certificazione che attesta di aver fatto la vaccinazione o di essere negativi al test o di essere guariti dal COVID-19. È emessa, in forma digitale o cartacea, dal Ministero della Salute e contiene un QR Code che permette di verificarne l’autenticità e la validità.
È possibile ottenere un GP valido dopo:
- aver effettuato la prima dose di vaccino da 14 giorni
- aver completato il ciclo vaccinale
- essere risultati negativi a un tampone molecolare o rapido nelle 48 ore precedenti
- essere guariti da COVID-19 nei sei mesi precedenti.
A quali soggetti si applica l’obbligo nel caso di accesso al luogo di lavoro?
Al personale della Pubblica Amministrazione.
Ai lavoratori dipendenti e autonomi del settore privato.
A chiunque svolge un’attività lavorativa, di formazione o di volontariato presso la Pubblica Amministrazione o nel settore privato (compreso il non profit ovvero associazioni di volontariato, di promozione sociale e società sportive), anche sulla base di contratti di collaborazione o di consulenza esterni.
Quali soggetti ne sono esenti?
Ne sono esenti coloro che sono in possesso di una certificazione medica valida di esenzione dalla campagna vaccinale.
Inoltre l’obbligo non si applica, nel caso di ingresso in Tribunale, agli avvocati e agli altri difensori, ai consulenti, ai periti e agli altri ausiliari del magistrato estranei alle amministrazioni della giustizia, ai testimoni e alle parti del processo.
Come avviene il controllo da parte delle aziende?
Il controllo avviene tramite verifica del QR del certificato con l’apposita App.
La verifica va fatta tutti i giorni, preferibilmente al momento dell’accesso al luogo di lavoro, con modalità anche a campione, secondo procedure che vanno formalizzate e comunicate (anche tramite affissione in bacheca) entro il 15 ottobre.
Cosa accade ai lavoratori privi di Green Pass?
Il lavoratore sprovvisto di GP è considerato assente ingiustificato e perde retribuzione, contributi ed emolumenti fino alla presentazione del certificato ma conserva comunque il diritto al proprio posto di lavoro.
Chi accede al luogo di lavoro senza GP è punito (dalle autorità, non dal datore di lavoro) con una sanzione da 600 a 1500 euro.
Quali sono le misure previste per le aziende in caso di inadempienza?
In caso di controlli da parte delle autorità le aziende dove vengono trovati lavoratori privi di GP rischiano una sanzione da 400 a 1000 euro, a meno che non siano in grado di dimostrare di aver implementato ed eseguito correttamente le procedure di verifica del GP.
Quali procedure è dunque necessario predisporre entro il 15 ottobre?
I datori di lavoro devono:
- definire le modalità operative per la verifica del GP nei confronti di chi accede in azienda
- individuare i soggetti incaricati della verifica dell’obbligo di GP e incaricarli in conformità al GDPR 679
Si possono prevedere degli audit di verifica della validità delle procedure operative.
Concretamente quali documenti si deve preparare?
Vanno preparati:
- la procedura aziendale di verifica del Green Pass
- la delega con cui il datore di lavoro incarica chi è addetto al controllo del Green Pass.
Di entrambi i documenti potete trovare qui un modello personalizzabile.
Ci sono ricadute in materia di Privacy in relazione al GDPR 679?
Le verifiche relative al possesso di GP non possono comportare la raccolta di dati personali bensì soltanto la presa di conoscenza di dati personali. Presa di conoscenza che avviene sia al momento della verifica della validità del GP, sia in caso di eventuale contestazione del mancato possesso del GP a chi ne sia sprovvisto.
Una linea di condotta prudenziale (suggerita da molte associazioni di categoria) è quella di adottare comunque un’informativa relativa ai dati personali che indichi:
- le modalità attraverso le quali si prende visione della validità del GP
- la base giuridica che autorizza questa operazione (ovvero la conformità all’obbligo stabilito per legge dal Decreto 127/21)
- il nome del soggetto incaricato del controllo, che coincide con colui che esegue materialmente la verifica del possesso di un GP valido.
È opportuno inoltre specificare nell’informativa che i dati relativi alla verifica del GP non vengono in alcun modo raccolti e conservati, se non limitatamente alle informazioni necessarie per un’eventuale sospensione in caso di mancato possesso del GP
È necessario far firmare un consenso in sede di verifica del GP?
No, non occorre, perché la verifica avviene per obbligo di legge.
È possibile, per comodità, creare un registro di chi possiede il GP con relativa data scadenza?
No, non è possibile creare un registro di chi possiede il GP tra i dipendenti e collaboratori con relativa data di scadenza. È altrettanto illecito chiedere a dipendenti o collaboratori informazioni sul loro stato vaccinale o, in generale, sulla loro salute.
È possibile per il datore di lavoro verificare il possesso del green pass con anticipo rispetto al momento dell’accesso in sede da parte del lavoratore?
Sì. I lavoratori sono tenuti a fornire al datore di lavoro comunicazioni relative al mancato possesso del green pass con il preavviso necessario a far fronte a specifiche esigenze organizzative (ad esempio: pianificazione dei turni di lavoro).
Cosa succede agli artigiani che operano presso case private?
Secondo quanto chiarito dal Governo, nel caso di artigiani che eseguono lavori presso case private ai cittadini non spetta alcun obbligo di controllare il GP, in quanto sono clienti e non datori di lavoro. È invece lecito, sempre in queste circostanze, chiedere agli artigiani di esibire il GP.
Green Pass e smart working, come regolarsi?
Non vige l’obbligo di GP per chi lavora da remoto in regime di smart working. Vale l’obbligo nel momento in cui sia prevista la presenza in sede.
Green Pass e lavoratori in trasferta, come regolarsi?
Nel caso di lavoratori in trasferta o che prestano la loro opera presso altre aziende, il controllo del GP può avvenire da parte di terzi ovvero al momento dell’ingresso nell’azienda dove vanno per motivi di lavoro. È possibile stabilire una procedura di comunicazione, tra lavoratore in trasferta e datore di lavoro, relativa all’avvenuto controllo del GP da parte di terzi.
Green Pass e altri protocolli di sicurezza Covid, cambia qualcosa?
Il GP non fa venire meno le regole di sicurezza previste dalle linee guida e dai protocolli vigenti e, dunque, rimane il metro di distanza nei luoghi di lavoro e l’obbligo di mascherina.
