Saper usare i numeri è di grande importanza nella comunicazione interna ed esterna delle aziende.
Bilanci, budget, report di marketing, analisi degli indicatori di performance, per citare solo alcuni casi, sono rappresentazioni di numeri attraverso i quali facciamo almeno tre cose importanti:
- trasmettiamo delle informazioni
- argomentiamo le nostre decisioni
- cerchiamo di convincere i nostri interlocutori a prendere delle decisioni
Insomma, al pari delle parole, i numeri parlano, argomentano e qualche volta sono capaci di trasformare semplici informazioni o dati statistici in storie che catturano l’attenzione.
Truenumbers.it, ad esempio, è un sito che fa esattamente questo: trasforma dati statistici in storie da raccontare, utili come materiale editoriale o supporto alla comunicazione aziendale.
I numeri dunque parlano, a patto però che li si sappia usare. Saperli usare significa utilizzare nel modo più corretto ed efficace gli strumenti di rappresentazione dei dati, a partire da tabelle e grafici.
Da almeno 10 anni esiste una manualistica ampia, soprattutto in inglese, dedicata alla presentazione e visualizzazione efficace dei numeri. Come introduzione semplice ma completa all’argomento, vi consigliamo, tradotto in italiano, Data Storytelling. Generare valore dalla rappresentazione dei dati di Cole Nussbaumer
All’interno di un tema così ampio, abbiamo provato a sintetizzare alcune riflessioni e alcuni consigli generali, utili e fruibili da tutti, come ad esempio l’invito a non usare, se non in rari casi, i famigerati grafici a torta. In una prossima news cercheremo di approfondire ulteriormente alcuni di questi aspetti.
Come selezionare i numeri: analisi esplorativa e analisi esplicativa
Viviamo in un contesto in cui l’informatica ci permette di raccogliere una grande mole di dati e offre a tutti gli strumenti per rielaborarli (in termini di software). Questa abbondanza rischia però di trasformarsi in un boomerang. Dobbiamo prima di tutto imparare a usare i dati in modo chiaro. Abbondanza e chiarezza non sempre vanno d’accordo. La parola d’ordine è selettività.
Prima di comunicarli, e rappresentarli, i dati vanno raccolti e analizzati. Ci sono due livelli di analisi dei dati. Un livello di analisi esplorativa e un livello di analisi esplicativa. L’analisi esplorativa prende in considerazione una marea di dati per poi selezionare quei pochi veramente utili a supportare le nostre tesi e i nostri obiettivi.
Presentare ai nostri interlocutori tutti i dati raccolti nella fase di analisi esplorativa non vale la pena, è una tentazione alla quale bisogna resistere. Occorre scegliere, tra i dati raccolti, quelli realmente funzionali e interessanti, solo questi diventano protagonisti del secondo livello: l’analisi esplicativa.
Cosa intendiamo per analisi esplicativa dei numeri? Una rappresentazione grafica adeguata dei (pochi) dati preziosi che abbiamo selezionato, accompagnata da elementi di testo (come: titoli, legende, note, commenti) in grado di fornire in modo chiaro e veloce al nostro interlocutore tutte le informazioni per farsi un’idea sull’argomento affrontato.
Grafici e tabelle: gli strumenti per eccellenza!
Grafici e tabelle sono considerati gli strumenti per eccellenza, quando si parla di rappresentazione dei dati. Tanto insostituibili, quanto pericolosi in alcuni casi. Proviamo a fare un po’ di chiarezza sul loro utilizzo, cominciando dalle tabelle.
Possiamo considerare le tabelle una via di mezzo tra un testo e una rappresentazione grafica dei dati. In realtà sono uno strumento visivo che però richiede a chi le guarda un vero e proprio sforzo di lettura, operazione che le rende molto meno immediate dei grafici.
Per questo andrebbero disegnate tenendo a mente questo consiglio: lasciare il più possibile in primo piano i dati e limitare al minimo l’utilizzo di bordi e ombreggiature.
Nelle immagini che seguono abbiamo provato a seguire progressivamente questa regola:
Tipologie di grafici: i più comuni sono anche i più efficaci
I grafici interagiscono direttamente con il nostro sistema visivo: sono il mezzo più rapido per trasferire delle informazioni.
Chiunque di noi, tramite excel, ha a disposizione diverse tipologie di grafici per tradurre i numeri in immagini.
Fin troppa abbondanza! In realtà, nella maggior parte dei casi, possiamo limitare i grafici che ci servono a due categorie fondamentali: grafici a linee e grafici a barre. Sono i più comuni e sono i più efficaci proprio perché la maggior parte delle persone li conosce già e sa come interpretarli.
Grafici a linee: variabilità nel tempo
Quando usiamo i grafici a linee? Quando vogliamo rappresentare la variabilità nel tempo di dati continui, ovvero di dati che appartengono alla stessa categoria. Facciamo qualche esempio: l’andamento di un prezzo, l’andamento degli ordini ricevuti, l’andamento dell’inflazione.
Questo tipo di grafico è efficace anche quando vogliamo confrontare l’andamento di dati riferiti a categorie simili: nell’esempio che segue trovate l’evoluzione mensile delle richieste di preventivo ricevute e di quelle evase, mese per mese. Cosa succede da aprile in poi? Forse l’organico aziendale non permette di essere efficaci di fronte all’aumento del volume delle richieste da parte della clientela…
Una variante interessante dei grafici a linee sono i cosiddetti “slopegraph” o grafici a pendenza, che sono in grado di mostrarci in un solo colpo d’occhio la variazione di un gruppo di indicatori nel tempo. Quello che riportiamo di seguito, ad esempio, confronta l’andamento delle vendite, da un anno all’altro, in 6 differenti paesi.
Grafici a barre: confronto tra categorie
Quando usiamo invece i grafici a barre? Quando ci interessa confrontare tra loro valori appartenenti a categorie diverse. In questo caso ricordiamoci almeno tre cose:
- che la distanza tra le barre deve essere circa il 40% rispetto alla larghezza delle barre stesse
- che le etichette dei dati vanno inserite se possibile all’interno delle barre stesse
- che non esistono solo le barre verticali ma anche quelle orizzontali. Sono molto comode se le categorie da confrontare sono numerose (più di 7/8), oppure se i nomi delle categorie sono lunghe e rischierebbero dunque di essere collocati in obliquo (a scapito della leggibilità) alla base di un grafico a barre verticali. Infine il posizionamento dei nomi delle categorie nel lato a sinistra del foglio, che corrisponde all’area di maggiore visibilità, rende più immediata la lettura e la comprensione del grafico stesso.
Mostriamo di seguito due esempi semplici di grafici a barre, nella versione verticale e in quella orizzontale.
In queste tipologie di grafico, in ogni caso, cerchiamo sempre di riportare i dati in maniera ordinata (dal maggiore al minore o viceversa), di eliminare – come nelle tabelle – la maggior parte degli elementi grafici di disturbo (sfondi, griglie, legende… se non strettamente necessari) e di usare misura e sobrietà nei colori
Le cose da evitare a ogni costo
In sintesi le cose da evitare a ogni costo quando si utilizzano i grafici sono due: gli effetti tridimensionali e le famigerate torte! Perché? Grafici a torta ed effetti 3D tradiscono l’obiettivo essenziale dei grafici: rappresentare i dati con chiarezza.
Potete osservare, nell’esempio che riportiamo di seguito (e che utilizza le prime quattro categorie già rappresentate attraverso i grafici a barre), come sia molto più difficile percepire visivamente, senza l’utilizzo di percentuali e valori assoluti, il differente peso di ciascuna categoria rispetto alle altre, soprattutto nel caso di valori tra loro simili.
Approfondiremo in una prossima news altri aspetti legati alla rappresentazione dei dati. A partire dall’uso dei numeri all’interno di un testo discorsivo, fuori dunque dal contesto di grafici e tabelle.
Nel frattempo, se avete dubbi o curiosità, scriveteci a info@nicolettieassociati.it.
